Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher und Geltungsbereich
1.1 Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) ist die ICS Media GmbH, Cumberlandpark 97/3, 4810 Gmunden, Österreich (im Folgenden "ICS", "wir"). Sie erreichen uns unter office@ics-media.at oder +43 (0)650 7789789.
1.2 Diese Datenschutzerklärung gilt für die Websites www.ics-media.at und www.dockyard.at (einschließlich Subdomains) sowie für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit als Film-, Werbefilm-, Animations- und KI-Produktionsunternehmen unter den Marken dockyard und VAIN.
1.3 Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht erforderlich und wurde nicht bestellt. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an office@ics-media.at.
2. Allgemeines zur Datenverarbeitung
2.1 Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Websites, zur Erbringung unserer Leistungen, zur Kommunikation mit Ihnen oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind je nach Fall Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), lit. b (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen), lit. c (rechtliche Verpflichtung) oder lit. f (berechtigtes Interesse).
2.2 Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere 7 Jahre nach § 132 BAO und § 212 UGB) entgegenstehen.
2.3 Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur, soweit dies in dieser Erklärung angeführt ist, auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (insbesondere EU-US Data Privacy Framework) oder von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.
3. Hosting, Server-Logfiles und technische Bereitstellung
3.1 www.dockyard.at und alle Bilder, Videos und Schriften darauf werden über Bunny.net ausgeliefert (BunnyWay d.o.o., Cesta komandanta Staneta 4A, 1215 Medvode, Slowenien, EU). Beim Aufruf verarbeitet Bunny in unserem Auftrag technisch notwendige Protokolldaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Datei, übertragene Datenmenge, Referrer und User-Agent. Mit Bunny besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.
3.2 Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, stabilen und schnellen Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zur Beschleunigung können Kopien der Dateien auf Servern außerhalb der EU zwischengespeichert werden; Bunny setzt dafür die EU-Standardvertragsklauseln ein. Protokolldaten werden spätestens nach wenigen Tagen gelöscht. Weitere Informationen: https://bunny.net/privacy
3.3 Die Schriften liegen auf unserem eigenen Server. Es findet keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Schriftanbietern statt.
4. Cookies und Einwilligungsverwaltung
4.1 Ohne Ihre Einwilligung setzt www.dockyard.at keine Cookies. Wir speichern lediglich Ihre Entscheidung im Cookie-Banner im lokalen Speicher Ihres Browsers (Schlüssel „dy-consent-v1“); das ist technisch notwendig (§ 165 Abs. 3 TKG 2021, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
4.2 Der Google Tag Manager und die darüber geladenen Dienste (siehe Punkt 5) werden erst geladen, nachdem Sie auf „Zustimmen“ geklickt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 165 Abs. 3 TKG 2021). Sie können Ihre Entscheidung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link „Datenschutz-Einstellungen“ im Footer jeder Seite ändern oder widerrufen.
5. Google Tag Manager und Google-Ads-Conversion-Tracking
5.1 Auf www.dockyard.at setzen wir – nur nach Ihrer Einwilligung – den Google Tag Manager und das Conversion-Tracking von Google Ads der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“) ein. Damit sehen wir, ob Besucher, die über eine unserer Google-Anzeigen kommen, unsere Kontaktseite aufrufen oder eine Anfrage senden. Google setzt dafür Cookies und verarbeitet Ihre IP-Adresse, Geräte- und Browserdaten, die aufgerufenen Seiten und den Zeitpunkt des Besuchs. Eine Übermittlung an Google LLC in den USA ist möglich; Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
5.2 Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit über „Datenschutz-Einstellungen“ im Footer widerrufen. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy
6. Videos (Bunny Stream)
6.1 Unsere Filme werden über unsere eigene Videobibliothek bei Bunny Stream (BunnyWay d.o.o., Slowenien, EU) ausgeliefert. Ein Film wird erst geladen, wenn Sie ihn starten; die kurzen Vorschau-Loops auf einigen Seiten kommen von unserem eigenen Speicher bei Bunny.net. Dabei werden keine Drittanbieter-Cookies gesetzt und keine Daten an Videoplattformen wie Vimeo oder YouTube weitergegeben.
6.2 Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Präsentation unserer Arbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
7. Social-Media-Links und Unternehmensprofile
7.1 Unsere Websites enthalten Links zu unseren Profilen auf Instagram und Facebook (Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland), LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland) und Vimeo. Es handelt sich um reine Verlinkungen ohne Plugins; beim Besuch unserer Website werden keine Daten an diese Anbieter übertragen. Erst wenn Sie einen Link anklicken, gelangen Sie auf die Plattform des jeweiligen Anbieters, dessen Datenschutzbestimmungen dann gelten.
7.2 Beim Besuch unserer Unternehmensprofile auf diesen Plattformen sind wir gemeinsam mit dem Anbieter für die Verarbeitung der dort erhobenen Daten (z. B. Seiten-Insights) verantwortlich. Nähere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen der Anbieter: https://privacycenter.instagram.com, https://www.facebook.com/privacy/policy, https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.
8. Kontaktaufnahme, Anfragen und Kontaktformulare
8.1 Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über das Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (Name, Firma, E-Mail-Adresse, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für Rückfragen. Eingaben im Kontaktformular werden über den Automatisierungsdienst Make (Celonis Inc. und Tochtergesellschaften, Verarbeitung in der EU-Zone eu1.make.com; für mögliche Übermittlungen in die USA stützt sich Make auf das EU-US Data Privacy Framework) an unser E-Mail-Postfach weitergeleitet. Weitere Informationen: https://www.make.com/en/privacy-notice
8.2 Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung oder Durchführung eines Vertrages) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen; Geschäftskorrespondenz wird 7 Jahre aufbewahrt.
9. Kunden, Geschäftspartner und Produktionen
9.1 Im Rahmen von Angeboten, Verträgen und Produktionen verarbeiten wir Daten von Kunden, Agenturen, Lieferanten, Crew, Dienstleistern und deren Ansprechpersonen (Name, Funktion, Kontaktdaten, Vertrags- und Abrechnungsdaten, Bankverbindung, Korrespondenz, Projektunterlagen) zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung steuer- und unternehmensrechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an Kundenbetreuung, Referenznennung und Rechtsdurchsetzung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
9.2 Bei Film-, Foto- und Tonproduktionen verarbeiten wir Bild-, Ton- und Bewegtbildaufnahmen sowie Kontakt- und Vertragsdaten von Darstellerinnen und Darstellern, Sprecherinnen und Sprechern, Komparsen, Interviewpartnern, Mitarbeitenden des Kunden und sonstigen Mitwirkenden. Rechtsgrundlage ist der mit der jeweiligen Person geschlossene Mitwirkenden- bzw. Bildrechtevertrag oder deren Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a und b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an der Herstellung und Verwertung des Werkes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Rohmaterial und Projektdateien werden nach den in unseren AGB angeführten Fristen archiviert; fertige Werke werden im Rahmen der eingeräumten Nutzungsrechte und als Referenz (Showreel, Website, Social Media) dauerhaft verwendet, sofern nichts anderes vereinbart ist.
9.3 Bei KI-gestützten Produktionen (Marke VAIN) werden vom Kunden beigestellte Eingaben (z. B. Referenzbilder, Stimmen, Texte) nur zur Erstellung des beauftragten Werks verarbeitet. Sofern Personenabbildungen oder Stimmen verarbeitet werden, holen wir bzw. der Kunde die erforderlichen Einwilligungen ein. Eingesetzte KI-Dienste werden als Auftragsverarbeiter oder auf Basis eigener Nutzungsbedingungen tätig; wir wählen Anbieter, die Eingaben nicht zum Training ihrer Modelle verwenden, soweit dies technisch verfügbar ist.
9.4 Zur Abwicklung nutzen wir Auftragsverarbeiter (IT-, Cloud-, Review- und Transferdienste, Buchhaltung, Steuerberatung), mit denen Verträge nach Art. 28 DSGVO bestehen. Eine Übermittlung an Dritte erfolgt darüber hinaus nur, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (z. B. an Sender, Plattformen, Festivals, Versicherungen, Banken) oder gesetzlich vorgeschrieben ist.
10. Bewerbungen
10.1 Bewerbungen richten Sie bitte an jobs@dockyard.at oder office@ics-media.at. Wir verarbeiten Ihre Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Portfolio, Showreel, Kontaktdaten) ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 10 AVRAG bzw. vorvertragliche Maßnahmen). Kommt kein Dienst- oder Werkvertrag zustande, werden die Unterlagen spätestens 7 Monate nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, sofern Sie nicht einer längeren Aufnahme in unseren Talentpool zustimmen.
11. Newsletter und Direktwerbung
11.1 Wir versenden derzeit keinen Newsletter. Bestehende Geschäftskunden informieren wir gelegentlich per E-Mail über eigene, ähnliche Leistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 174 TKG 2021). Sie können dem jederzeit formlos per E-Mail an office@ics-media.at widersprechen.
12. Datensicherheit
12.1 Unsere Websites werden über HTTPS (TLS) ausgeliefert. Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO (Zugriffsbeschränkungen, verschlüsselte Übertragung, Backups, Zugangskontrollen bei Projektdaten und Rohmaterial), um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen.
13. Ihre Rechte
13.1 Ihnen stehen gegenüber uns grundsätzlich die Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) zu. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
13.2 Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen; Direktwerbung können Sie ohne Angabe von Gründen widersprechen.
13.3 Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an office@ics-media.at oder postalisch an ICS Media GmbH, Cumberlandpark 97/3, 4810 Gmunden. Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at, beschweren.
14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
14.1 Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage, unsere Leistungen oder die eingesetzten Dienste ändern. Es gilt die jeweils auf www.ics-media.at bzw. www.dockyard.at veröffentlichte Fassung.
ICS Media GmbH · Cumberlandpark 97/3 · 4810 Gmunden · Österreich · FN 99242 w · UID ATU22010106